Ausführliche Stellenbeschreibung

Aufgabengebiet:

Projektkoordination: Planung, Organisation und Steuerung der zugewiesenen Projekte

zugewiesene Projekte:

1. Betreuung und Organisation des Projekts Berufswahl-SIEGEL Saarland innerhalb des Projektbüros
2. Organisation, Betreuung und Vermittlung der Umsetzung softwarebasierter Unternehmensplanspiele an saarländischen Schulen

 

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Tätigkeiten:

Projektkoordination – allgemeine Beschreibung:

• Einhaltung der Zielvorgaben
• Erstellen und Überwachen von Meilensteinen und Zeitplänen
• Arbeitsvorbereitung und Planung des Einsatzes von personellen und materiellen Ressourcen
• Sachbudgetplanung, -abstimmung und -überwachung
• Einhaltung der Qualitätsmanagementvorgaben, Umsetzen, Anpassen, Aktualisieren von Projektplänen, Checklisten, Arbeitsanweisungen
• Durchführung von Evaluationen und Ableitung von Optimierungen
• Angebotseinholung und Vorverhandlungen für Verträge mit Dienstleistern und ggf. Honorarkräften
• Kommunikation mit allen internen und externen Partnern, Aufrechterhaltung des Informationsflusses, Vermittlung bei Konflikten, Networking, regionaler Ansprechpartner für Unternehmen und Schulen

• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die betreuten Projekte: Erstellung von Social-Media-Beiträgen und Pressemitteilungen
• Organisation und regelmäßige Teilnahme (inklusive Vor- und Nachbereitung) an Arbeitstreffen
• Weiterentwicklung und Erstellung von Informations- und Schulungsunterlagen
• Berichtwesen
• Verwaltungs- und Bürotätigkeiten wie Datenbankpflege, Anmeldungsorganisation u. ä.

spezifische Tätigkeiten für die aktuell zugeordneten Projekte:

1. Organisation des Projektbüros Berufswahl-SIEGEL (Zertifizierungsverfahren für Schulen): Prozessbegleitung, inhaltliche Unterstützung, Eventmanagement für größere Veranstaltungen
2. Management der Durchführung von Unternehmensplanspielen an Schulen: Akquise, Einsatzkoordination und fachliche Führung externer Coachs, Leitung von Schulungen, Überarbeitung von Schulungsunterlagen, Erstellung von Anknüpfpunkten zu den Lehrplänen, Absprachen und Vorverhandlungen mit den Spielevertreibern (Lizenzen, Upgrades,…)

Anforderungen:

• abgeschlossenes Hochschulstudium und Berufserfahrung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• besondere Kommunikationsstärke, vorausschauend-organisierter Arbeitsstil, Dienstleistungsorientierung, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Organisationstalent
• Erfahrung mit Veranstaltungsplanung und in der Umsetzung von Projekten

 

Beschreibung der Tätigkeit:

Als Projektkoordinator*in sorgen Sie dafür, dass die Rahmenbedingungen und Zielvorgaben der Ihnen zugeordneten Aufgaben eingehalten werden. Sie halten die Fäden in der Hand und stimmen die verschiedenen Handlungsstränge und Aufgaben aufeinander ab. Sie steuern die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten, strukturieren Ihre Aufgaben, übernehmen die Abstimmung zwischen den unterschiedlichen Aufgaben im Portfolio, terminieren Abläufe und sorgen dafür, dass der Einsatz von Personal (Referenten, Dienstleistern, Honorarkräften) und Arbeitsmitteln reibungslos funktioniert und die Abläufe möglichst kontinuierlich verbessert werden. Sie verwalten Daten, dokumentieren alle relevanten Vorgänge, protokollieren Absprachen und überwachen das Budget.

Sie sind direkt der Geschäftsführung unterstellt. Ggf. führen Sie fachlich bis zu zwei Aushilfen.

Sie haben ein Studium absolviert und bereits spezifische Berufserfahrung im Veranstaltungs-, Projektmanagement und/oder in der Prozesssteuerung, mindestens als Mitglied eines Projektteams. Sie organisieren gern und vorausschauend, sind kommunikationsstark, pragmatisch und arbeiten bei Hindernissen lösungsorientiert, so dass die Abläufe in Gang gehalten werden. Zudem achten Sie darauf, dass Fristen und Kostenpläne eingehalten werden und Informationen geordnet und für alle leicht zugänglich sind. Sie haben eine Dienstleistungs- und Hands-On-Mentalität, und Sie verfügen über Erfahrung in der Erledigung von administrativen Arbeiten. Sehr gute Deutsch und MS-Office-Kenntnisse werden vorausgesetzt.

 

Hier finden Sie die vollständige Stellenanzeige Projektkoordination.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wenn ja, freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per Mail an info@alwis-saarland.de.

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